Fühlen Sie sich, als könnten Ihre aktuellen Werkzeuge Ihr wachsendes Geschäft nicht bewältigen? Lassen Sie uns ehrlich sein – die Verwaltung all dieser Inhalte, das Halten des gesamten Teams auf dem Laufenden und die Sicherstellung, dass alles sicher bleibt, wird schwieriger, je mehr Ihr Geschäft wächst. Es kann wirklich Kopfschmerzen bereiten. Mit der Kombination eines Tools wie eesel AI und Confluence Data Center können Sie all Ihre Inhalte an einem Ort aufbewahren, aber von überall mit der Kraft der KI darauf zugreifen.
Atlassian Confluence Data Center wurde entwickelt, um Teams zu helfen, besser zusammenzuarbeiten, Informationen zu organisieren und nahtlos zu skalieren, während Ihr Geschäft wächst.
Die Chancen stehen gut, dass Sie das Beste aus Ihrem Confluence herausholen möchten. Mit den Tipps in diesem Leitfaden werden wir nicht nur Ihr Confluence optimieren, sondern es auch zum perfekten Arbeitsplatz machen, aus dem Ihre KI ihr Wissen schöpfen kann. Bereit, das Chaos hinter sich zu lassen und mehr zu erreichen? Lassen Sie uns loslegen!
1. Arbeitsbereiche mit Confluence-Räumen organisieren
Confluence Data Center hilft Teams, organisiert zu bleiben mit Bereichen – dedizierte Hubs für Projekte, Abteilungen oder Themen. Anstatt Dokumente auf verschiedenen Plattformen zu suchen, ist alles ordentlich an einem Ort zentralisiert.
Denken Sie an Bereiche wie an intelligente Ordner, in denen alle verwandten Inhalte – Projektnotizen, Zeitpläne, Dateien – zusammen gespeichert werden. Es erleichtert das Leben, indem alles zugänglich bleibt.
Bereiche halten Ihr Team organisiert, sodass es das findet, was es braucht, ohne abgelenkt zu werden. Zum Beispiel könnte das Marketing einen Bereich nur für Kampagnenpläne haben, während HR ihren eigenen Abschnitt für Einarbeitungsmaterialien hat.
Diese Einrichtung hält die Dinge in Ordnung, spart Zeit und hilft jedem, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Jedes Team kann seinen Bereich anpassen, um zu zeigen, wie sie arbeiten, und alles strukturiert und leicht zugänglich zu halten.
Die Organisation Ihrer Bereiche bedeutet auch, dass KI schnell durch Ihre Informationen crawlen kann, um sicherzustellen, dass Ihre Teams das bekommen, was sie brauchen, und das schnell.
2. Finden Sie schnell, was Sie brauchen, mit KI
Atlassian hat Atlassian Intelligence und Rovo entwickelt, ihre KI-Lösungen, um Ihnen zu helfen, schnell das zu finden, was Sie aus Ihren Atlassian-Produkten, einschließlich Confluence, benötigen. Ihre KI-Suchfunktionen und Zusammenfassungen sind eine gute Ergänzung zu ihrer Plattform.
Leider erlaubt es Atlassian nicht, ihr KI-Add-on für Confluence Data Center zu kaufen. Das bedeutet, dass ein großer Teil der Confluence-Kunden keinen Zugang zu ihrer KI hat.
Fürchten Sie sich nicht! Mit eesel AI können Sie einen KI-Chat über Ihr gesamtes Confluence haben. Sie können ihm ganz einfach (oder eesel-y) Fragen zu Ihrer gesamten Wissensdatenbank stellen, die Quellseiten für diese Informationen finden und KI-Einblicke zu Lücken in Ihrer Wissensdatenbank überprüfen.
Eesel AI funktioniert nicht nur mit Confluence Data Center und Confluence Cloud, sondern bietet auch ein viel umfassenderes Set an Funktionen und Integrationen.
3. Halten Sie alles im Blick mit Dashboards
Die dashboards von Confluence ermöglichen es Ihnen, alle wichtigen Inhalte, Updates und Aufgaben an einem Ort zu sehen. Egal, ob es darum geht, persönliche To-dos oder Teamprojekte zu verfolgen, Dashboards helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Persönliche Dashboards
Mit persönlichen Dashboards können Sie häufig verwendete Inhalte anheften und Aufgaben verfolgen, sodass Sie direkt in Ihre Arbeit eintauchen können, ohne Zeit mit Suchen zu verschwenden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen einrichten, um über die Projekte und Aufgaben, die Ihnen am wichtigsten sind, auf dem Laufenden zu bleiben.
Es geht darum, Ihre To-dos und Fristen im Blick zu behalten, mit schnellem Zugriff auf wichtige Inhalte mit einem Klick. Alles, was Sie brauchen, ist direkt dort, um Ihnen zu helfen, Ihre Arbeit im Griff zu behalten.
Team-Dashboards
Team-Dashboards helfen, alle auf dem gleichen Stand zu halten, indem sie aktuelle Updates, wichtige Projekte und wichtige Ankündigungen an einem Ort anzeigen. Keine ständigen Meetings mehr!
Dashboards ermöglichen es Ihnen, wichtige Projekte zu priorisieren, sodass jeder weiß, was am wichtigsten ist. Sie erleichtern auch die Übermittlung von Updates und Ankündigungen, reduzieren den E-Mail-Verkehr und halten die Kommunikation klar und einfach. Dies hält alle fokussiert und informiert, ohne endlose Abstimmungen.
4. Einfach zusammenarbeiten mit Echtzeit-Bearbeitung
Vergessen Sie das Warten auf Feedback oder den Umgang mit Versionskontrolle. Confluence’s Echtzeitbearbeitung ermöglicht es Teams, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten. Änderungen erfolgen live, sodass jeder immer die neueste Version hat.
Wenn alle gleichzeitig an derselben Seite arbeiten, vermeiden Sie Verzögerungen und Missverständnisse. Es ist perfekt für Meetings, Brainstorming-Sitzungen oder jedes Projekt, bei dem schnelle Entscheidungen erforderlich sind.
Änderungen erfolgen sofort, sodass die aktuellste Version immer für alle verfügbar ist. Diese Art der Echtzeit-Zusammenarbeit beseitigt Engpässe und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft, sodass Teams ohne Verwirrung oder Warten auf Updates zusammenarbeiten können.
Wenn etwas schiefgeht oder Sie Änderungen zurücksetzen müssen, verfolgt Confluence’s Versionsverlauf alle Änderungen, sodass es einfach ist, frühere Versionen wiederherzustellen.
5. Zeit sparen durch Automatisierung von Aufgaben mit Makros
Warum Zeit mit manuellen Updates verschwenden, wenn Sie sie automatisieren können? Makros in Confluence helfen Ihnen, sich wiederholende Aufgaben zu überspringen. Das macht Ihre Seiten nicht nur interaktiver, sondern reduziert auch die Menge an manueller Arbeit, die Sie leisten müssen.
Zum Beispiel können Sie live Jira-Updates direkt in Confluence-Seiten einbetten, sodass alles aktuell bleibt, ohne dass Sie es selbst aktualisieren müssen. Mit dem Jira Issues Macro werden Echtzeit-Projektdaten abgerufen. In der Zwischenzeit ermöglicht das Page Properties Report Macro, Zusammenfassungen oder Berichte aus mehreren Seiten mit kaum Aufwand zu erstellen.
Es geht darum, Ihren Workflow reibungsloser zu gestalten und Ihnen ausreichend Zeit zu geben, um sich auf größere, wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
6. Standardisieren und beschleunigen Sie die Dokumentation mit Vorlagen
Vorlagen erleichtern das schnelle und konsistente Erstellen von Dokumenten. Anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen, können Sie ein Format verwenden, das sicherstellt, dass alle wichtigen Details bereits vorhanden sind.
Egal, ob es sich um Besprechungsnotizen, Projektpläne oder Produktanforderungen handelt, Confluence bietet fertige Vorlagen, die Ihnen helfen, schnell zu starten. Wenn Ihr Team spezifische Bedürfnisse hat, können Sie auch benutzerdefinierte Vorlagen erstellen.
Neben der enormen Zeitersparnis sorgen Vorlagen dafür, dass alles einheitlich bleibt. Mit Standardvorlagen folgt jedes Dokument demselben Format. Kein Rätselraten mehr, was wo hingehört.
7. Halten Sie Ihre Inhalte mit Berechtigungseinstellungen sicher
Die Berechtigungseinstellungen von Confluence ermöglichen es Ihnen, zu steuern, wer auf Inhalte zugreifen, sie ansehen oder bearbeiten kann, und stellen sicher, dass sensible Informationen sicher bleiben, während die Teams weiterhin reibungslos zusammenarbeiten können. Sie können den Zugriff auf verschiedenen Ebenen verwalten, sei es für die gesamte Instanz, einen bestimmten Bereich oder sogar nur eine einzelne Seite.
Zum Beispiel könnte das Marketing einen offenen Bereich haben, in dem jeder bearbeiten kann, während die Finanzabteilung ihre sensiblen Budgetinformationen nur wenigen Schlüsselpersonen zugänglich macht.
Diese Einrichtung hilft, versehentliche Änderungen zu verhindern, indem spezifische Rollen wie Betrachter oder Bearbeiter zugewiesen werden, sodass nur die richtigen Personen Änderungen vornehmen können. Sie schafft auch ein Gleichgewicht zwischen Transparenz und Kontrolle – Teammitglieder können informiert bleiben, aber nur diejenigen mit den richtigen Berechtigungen können Aktualisierungen vornehmen.
Außerdem bietet Confluence Prüfprotokolle, die nachverfolgen, wer auf Inhalte zugegriffen oder sie bearbeitet hat, und eine klare Historie bereitstellen, die für Compliance und Verantwortlichkeit unerlässlich ist.
8. Optimieren Sie das Projektmanagement mit der Jira-Integration
Confluence und Jira sind eine perfekte Kombination. Durch die Integration der Dokumentation von Confluence mit dem Projekt-Tracking von Jira können Teams alles von der Planung bis zur Ausführung an einem Ort verwalten.
Sie können Confluence nutzen, um Projektpläne zu erstellen und wichtige Dokumente zu speichern, und diese Pläne dann direkt mit Jira-Problemen für die Ausführung verknüpfen. Das Jira Issues Macro ermöglicht es Ihnen, aktuelle Jira-Updates direkt in Ihre Confluence-Seiten einzubetten, sodass alles verbunden und auf dem neuesten Stand bleibt.
Mit diesem Setup können Sie automatisch Jira-Aufgabendaten für Echtzeit-Projektupdates abrufen, um sicherzustellen, dass alle über den Projektstatus informiert sind. Die Verknüpfung Ihrer Projektdokumentation mit umsetzbaren Aufgaben erleichtert es, den Fortschritt zu verfolgen und alles organisiert zu halten, sodass nichts durch die Lappen geht.
Als zusätzlichen Bonus funktioniert eesel AI auch mit Jira Service Management, sodass Sie Ihre Apps integriert halten können.
9. Kreativ zusammenarbeiten mit Whiteboards und visuellen Werkzeugen
Manchmal reichen Worte einfach nicht aus, um Ihre Ideen zu vermitteln. Die Whiteboards und visuellen Werkzeuge von Confluence bieten Teams einen Raum zum Brainstormen, Skizzieren von Plänen und Mapping von Workflows. Diese Werkzeuge sind ideal für Brainstorming-Sitzungen oder wenn Sie komplexe Projekte planen, die mehr als nur Text benötigen.
Whiteboards sind flexible, freie Arbeitsbereiche, die Ihnen helfen, kreativ zu denken und Ihre Ideen während ihrer Entwicklung zu strukturieren. Außerdem ermöglichen sie mehreren Teammitgliedern, in Echtzeit beizutragen, was die Sitzungen viel dynamischer macht.
Sobald das Brainstorming abgeschlossen ist, können Sie diese Ideen ganz einfach in Aktionen umsetzen, indem Sie Whiteboard-Notizen in Aufgaben umwandeln oder sie direkt mit Jira-Issues verlinken, und nahtlos von der Planung zur Ausführung übergehen.
10. Verbinden Sie Ihr Confluence mit anderen Plattformen
Confluence ist großartig als eigenständiges Produkt, aber noch besser, wenn Sie es mit anderen Plattformen verbinden können, die Ihre Organisation nutzt. Was bringt es, Ihre Dokumentation und Zusammenarbeit an einem Ort zu halten, wenn Sie es nicht für Ihren Helpdesk oder Team-Chat nutzen können?
Mit eesel AI können Sie Ihre Confluence-Dokumentation und -Seiten in jedes Ziel einfügen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Zentrum, um jede Frage zu stellen und jede Antwort innerhalb von Slack oder Teams zu erhalten. Oder fügen Sie Ihre Confluence-Informationen zu Ihrem Intercom oder einem anderen Helpdesk hinzu, damit Ihr Support-Team schnell KI nutzen kann, um Antworten auf Kundenanfragen zu entwerfen, oder lassen Sie die KI automatisch wiederkehrende Tickets mit Ihren Confluence-Informationen beantworten.
Der intelligentere Weg zur Zusammenarbeit und zum Wachstum
Atlassian Confluence Data Center ist ein leistungsstarkes Tool, das Teams hilft, produktiv, organisiert und bereit zum Wachsen zu bleiben. Mit Funktionen wie Echtzeit-Zusammenarbeit, Automatisierung, visuellen Planungswerkzeugen und starker Sicherheit hat es alles, was Ihr Team benötigt, um effizienter zu arbeiten.
Während Confluence Ihnen hilft, Ihren Arbeitsbereich zu organisieren und zu verwalten, eesel geht noch einen Schritt weiter. Angetrieben von ChatGPT ist es ein KI-Assistent, der jede Frage schnell mit Informationen aus Ihrem Confluence-Wiki beantworten kann und Ihrem Team Zeit und Mühe spart.
Außerdem kann eesel Ihre Confluence mit anderen Plattformen verbinden, die Ihr Unternehmen nutzt. Slack, Teams, Helpdesks oder Ihre Website – fügen Sie einen eesel AI-Bot hinzu, um auf Ihre Confluence zuzugreifen und Fragen dort zu beantworten, wo Sie sie benötigen.
Mit eesel verbringen Sie weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit dem, was wirklich zählt. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und sehen Sie den Unterschied!
