¿Sientes que tus herramientas actuales no pueden manejar tu negocio en crecimiento? Seamos realistas: gestionar todo ese contenido, mantener a todo el equipo informado y asegurarte de que todo se mantenga seguro se vuelve más difícil a medida que tu negocio crece. Puede ser un verdadero dolor de cabeza. Con la combinación de una herramienta como eesel AI y Confluence Data Center, puedes mantener todo tu contenido en un solo lugar pero acceder a él con el poder de la IA desde cualquier lugar.
Atlassian Confluence Data Center está diseñado para ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos, organizar información y escalar sin problemas a medida que tu negocio se expande.
Es probable que estés buscando aprovechar al máximo tu Confluence. Con los consejos de esta guía, no solo podremos optimizar tu Confluence, sino también convertirlo en el espacio de trabajo perfecto del cual tu IA pueda extraer su conocimiento. ¿Listo para dejar atrás el caos y hacer más? ¡Vamos a empezar!
1. Organiza los espacios de trabajo con los espacios de Confluence
Confluence Data Center ayuda a los equipos a mantenerse organizados con espacios – centros dedicados para proyectos, departamentos o temas. En lugar de buscar documentos en diferentes plataformas, todo está centralizado de manera ordenada en un solo lugar.
Piensa en los espacios como carpetas inteligentes donde todo el contenido relacionado – notas de proyectos, cronogramas, archivos – se almacena junto. Facilita la vida al mantener todo accesible.
Los espacios mantienen a tu equipo organizado para que puedan encontrar lo que necesitan sin distraerse. Por ejemplo, el marketing podría tener un espacio solo para planes de campaña, mientras que recursos humanos tiene su propia sección para materiales de incorporación.
Esta configuración mantiene las cosas en orden, ahorra tiempo y ayuda a todos a mantenerse enfocados en la tarea en cuestión. Cada equipo puede personalizar su espacio para que coincida con su forma de trabajar, manteniendo todo estructurado y fácil de acceder.
Organizar tus espacios también significa que la IA puede rastrear rápidamente tu información para asegurarse de que tus equipos obtengan lo que necesitan, y lo obtengan rápido.
2. Encuentra rápidamente lo que necesitas con IA
Atlassian ha creado Atlassian Intelligence y Rovo, sus soluciones de IA para ayudarte a encontrar rápidamente lo que necesitas de tus productos de Atlassian, incluyendo Confluence. Sus características de búsqueda de IA y resúmenes son una buena adición a su plataforma.
¡No te preocupes! Con eesel AI, puedes tener un chat de IA sobre todo tu Confluence. Puedes fácilmente (o eesel-mente) hacerle preguntas sobre toda tu base de conocimientos, encontrar las páginas fuente para esa información y revisar los insights de IA para identificar brechas en tu base de conocimientos.
No solo eesel AI funciona tanto con Confluence Data Center como con Confluence Cloud, sino que proporciona un conjunto de características e integraciones mucho más completo.
3. Mantén todo al frente y al centro con tableros
Los dashboards de Confluence te permiten ver todo tu contenido importante, actualizaciones y tareas en un solo lugar. Ya sea para rastrear tareas personales o proyectos de equipo, los dashboards te mantienen enfocado en lo que más importa.
Dashboards personales
Con los dashboards personales, puedes fijar contenido de uso frecuente y rastrear tareas, para que puedas sumergirte directamente en tu trabajo sin perder tiempo buscando. Además, puedes configurar notificaciones personalizadas para mantenerte actualizado sobre los proyectos y tareas que más te importan.
Se trata de mantener tus tareas y plazos al frente y al centro, con acceso rápido a contenido esencial con un solo clic. Todo lo que necesitas está justo ahí, ayudándote a mantenerte al tanto de tu trabajo.
Dashboards de equipo
Los dashboards de equipo ayudan a mantener a todos alineados mostrando actualizaciones recientes, proyectos clave y anuncios importantes, todo en un solo lugar. ¡No más reuniones constantes!
Los dashboards te permiten priorizar proyectos críticos, informando a todos sobre lo que es más importante. También facilitan la difusión de actualizaciones y anuncios, reduciendo el intercambio de correos electrónicos y manteniendo la comunicación clara y directa. Esto mantiene a todos enfocados e informados sin chequeos interminables.
4. Colabora fácilmente con edición en tiempo real
Olvídate de esperar comentarios o lidiar con el control de versiones. La documentación en tiempo real de Confluence permite que los equipos colaboren en el mismo documento al mismo tiempo. Las ediciones ocurren en vivo, por lo que todos siempre tienen la última versión.
Cuando todos trabajan en la misma página al mismo tiempo, evitas retrasos y malentendidos. Es perfecto para reuniones, sesiones de lluvia de ideas o cualquier proyecto donde se necesiten decisiones rápidas.
Las ediciones ocurren al instante, por lo que la versión más actualizada siempre está disponible para todos. Este tipo de colaboración en tiempo real elimina cuellos de botella y mantiene las cosas en movimiento sin problemas, asegurando que los equipos puedan trabajar juntos sin confusiones ni esperar actualizaciones.
Si algo sale mal o necesitas revertir cambios, el historial de versiones de Confluence mantiene un registro de todas las ediciones, facilitando la restauración de versiones anteriores.
5. Ahorra tiempo automatizando tareas con macros
¿Por qué perder tiempo haciendo actualizaciones manuales cuando puedes automatizarlas? Los macros en Confluence te ayudan a omitir tareas repetitivas. Esto no solo hace que tus páginas sean más interactivas, sino que también reduce la cantidad de trabajo manual que tienes que hacer.
Por ejemplo, puedes incrustar actualizaciones en vivo de Jira directamente en las páginas de Confluence, asegurándote de que todo se mantenga actualizado sin tener que hacerlo tú mismo. Con el Macro de Problemas de Jira, se extraen datos de proyectos en tiempo real. Mientras tanto, el Macro de Informe de Propiedades de Página te permite crear resúmenes o informes de múltiples páginas con casi ningún esfuerzo.
Se trata de hacer que tu flujo de trabajo sea más fluido y darte tiempo suficiente para concentrarte en tareas más grandes y importantes.
6. Estandariza y acelera la documentación con plantillas
Plantillas facilitan la creación de documentos de manera rápida y consistente. En lugar de empezar desde cero cada vez, puedes usar un formato que asegura que todos los detalles importantes ya estén en su lugar.
Ya sea para notas de reuniones, planes de proyectos o requisitos de productos, Confluence ofrece plantillas listas para usar para ayudarte a comenzar rápidamente. Si tu equipo tiene necesidades específicas, también puedes crear plantillas personalizadas.
Además de ahorrarte mucho tiempo, las plantillas mantienen las cosas consistentes. Con plantillas estándar, cada documento sigue el mismo formato. No más adivinanzas sobre qué va dónde.
7. Mantén tu contenido seguro con configuraciones de permisos
Los ajustes de permisos de Confluence te permiten controlar quién puede acceder, ver o editar contenido, asegurando que la información sensible se mantenga segura mientras se permite que los equipos colaboren sin problemas. Puedes gestionar el acceso a diferentes niveles, ya sea para toda la instancia, un espacio específico o incluso solo una página.
Por ejemplo, el marketing podría tener un espacio abierto donde todos pueden editar, mientras que finanzas mantiene su información sensible del presupuesto restringida a solo unas pocas personas clave.
Esta configuración ayuda a prevenir ediciones accidentales al asignar roles específicos, como espectador o editor, para que solo las personas adecuadas puedan hacer cambios. También logra un equilibrio entre transparencia y control: los miembros del equipo pueden mantenerse informados, pero solo aquellos con los permisos adecuados pueden hacer actualizaciones.
Además, Confluence ofrece registros de auditoría que rastrean quién accedió o editó contenido, proporcionando un historial claro que es esencial para el cumplimiento y la responsabilidad.
8. Optimiza la gestión de proyectos con la integración de Jira
Confluence y Jira son una combinación perfecta. Al integrar la documentación de Confluence con el seguimiento de proyectos de Jira, los equipos pueden manejar todo, desde la planificación hasta la ejecución, todo en un solo lugar.
Puedes usar Confluence para delinear planes de proyecto y almacenar documentos importantes, luego vincular esos planes directamente a los problemas de Jira para su ejecución. El Macro de Problemas de Jira te permite incrustar actualizaciones en vivo de Jira directamente en tus páginas de Confluence, así que todo se mantiene conectado y actualizado.
Con esta configuración, puedes extraer automáticamente datos de tareas de Jira para actualizaciones de proyecto en tiempo real, asegurando que todos estén al tanto del estado del proyecto. Vincular tu documentación del proyecto con tareas accionables facilita el seguimiento del progreso y mantener todo organizado, para que nada se escape.
Como un bono adicional, eesel AI también funciona con Jira Service Management, así que puedes mantener tus aplicaciones integradas.
9. Colabora creativamente con pizarras y herramientas visuales
A veces las palabras simplemente no son suficientes para transmitir tus ideas. Los pizarrones y herramientas visuales de Confluence brindan a los equipos un espacio para hacer lluvias de ideas, esbozar planes y mapear flujos de trabajo. Estas herramientas son ideales para sesiones de lluvia de ideas o cuando estás planificando proyectos complejos que necesitan más que solo texto.
Los pizarrones son espacios de trabajo flexibles y en libre formato que te ayudan a pensar de manera creativa y estructurar tus ideas a medida que evolucionan. Además, permiten que múltiples miembros del equipo participen y contribuyan en tiempo real, haciendo que las sesiones sean mucho más dinámicas.
Una vez que la lluvia de ideas ha terminado, puedes convertir fácilmente esas ideas en acción convirtiendo notas del pizarrón en tareas o vinculándolas directamente a problemas de Jira, moviéndote sin problemas de la planificación a la ejecución.
10. Conecta tu Confluence con otras plataformas
Confluence es excelente como un producto independiente, pero aún mejor cuando puedes conectarlo con otras plataformas que utiliza tu organización. ¿Cuál es el sentido de mantener tu documentación y colaboración todo en un solo lugar si no puedes usarlo para tu mesa de ayuda o chat de equipo?
Con eesel AI, puedes conectar tu documentación y páginas de Confluence a cualquier destino. Dale a tus empleados un centro para hacer cualquier pregunta y obtener cualquier respuesta dentro de Slack o Teams. O agrega tu información de Confluence a tu Intercom u otro sistema de ayuda para que tu personal de soporte pueda usar rápidamente la IA para redactar respuestas a consultas de clientes, o permitir que la IA responda automáticamente tickets repetitivos utilizando tu información de Confluence.
La forma más inteligente de colaborar y crecer
Atlassian Confluence Data Center es una herramienta poderosa que ayuda a los equipos a mantenerse productivos, organizados y listos para crecer. Con características como colaboración en tiempo real, automatización, herramientas de planificación visual y fuerte seguridad, tiene todo lo que tu equipo necesita para trabajar de manera más eficiente.
Mientras Confluence te ayuda a organizar y gestionar tu espacio de trabajo, eesel lo lleva aún más lejos. Impulsado por ChatGPT, es un asistente de IA que puede responder rápidamente cualquier pregunta utilizando información de tu wiki de Confluence, ahorrando tiempo y esfuerzo a tu equipo.
Además, eesel puede conectar tu Confluence con otras plataformas que utiliza tu empresa. Slack, Teams, mesas de ayuda o tu sitio web: agrega un bot de eesel AI para acceder a tu Confluence y responder preguntas donde las necesites.
Con eesel, pasarás menos tiempo en trabajos innecesarios y más tiempo en lo que realmente importa. Regístrate para una prueba gratuita hoy y ¡ve la diferencia!
