Vous avez l’impression que vos outils actuels ne peuvent pas gérer la croissance de votre entreprise ? Avouons-le – gérer tout ce contenu, garder toute l’équipe au courant et s’assurer que tout reste sécurisé devient plus difficile à mesure que votre entreprise grandit. Cela peut être un vrai casse-tête. Avec la combinaison d’un outil comme eesel AI et Confluence Data Center, vous pouvez garder tout votre contenu en un seul endroit mais y accéder avec la puissance de l’IA de n’importe où.
Atlassian Confluence Data Center est conçu pour aider les équipes à mieux travailler ensemble, à organiser l’information et à évoluer sans heurts à mesure que votre entreprise s’étend.
Il y a de fortes chances que vous cherchiez à tirer le meilleur parti de votre Confluence. Avec les conseils de ce guide, nous serons non seulement capables d’optimiser votre Confluence, mais aussi d’en faire l’espace de travail parfait pour que votre IA puise dans ses connaissances. Prêt à abandonner le chaos et à en faire plus ? Allons-y !
1. Organisez les espaces de travail avec les espaces Confluence
Confluence Data Center aide les équipes à rester organisées avec des espaces – des hubs dédiés pour les projets, départements ou sujets. Au lieu de chercher des documents sur différentes plateformes, tout est centralisé de manière ordonnée en un seul endroit.
Pensez aux espaces comme à des dossiers intelligents où tout le contenu lié – notes de projet, calendriers, fichiers – est stocké ensemble. Cela rend la vie plus facile en gardant tout accessible.
Les espaces gardent votre équipe organisée afin qu’ils puissent trouver ce dont ils ont besoin sans être distraits. Par exemple, le marketing pourrait avoir un espace juste pour les plans de campagne, tandis que les RH ont leur propre section pour les documents d’intégration.
Cette configuration maintient l’ordre, économise du temps et aide tout le monde à rester concentré sur la tâche à accomplir. Chaque équipe peut personnaliser son espace pour correspondre à sa façon de travailler, en gardant tout structuré et facile d’accès.
Organiser vos espaces signifie également que l’IA peut rapidement parcourir vos informations pour s’assurer que vos équipes obtiennent ce dont elles ont besoin, et cela rapidement.
2. Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin avec l’IA
Atlassian a créé Atlassian Intelligence et Rovo, leurs solutions d’IA pour vous aider à trouver rapidement ce dont vous avez besoin à partir de vos produits Atlassian, y compris Confluence. Leurs fonctionnalités de recherche IA et de résumés sont un bon ajout à leur plateforme.
Malheureusement, Atlassian ne vous permet pas d’acheter leur add-on IA pour Confluence Data Center. Cela signifie qu’une grande partie des clients de Confluence ne peuvent pas accéder à leur IA.
Ne vous inquiétez pas ! Avec eesel AI, vous pouvez avoir une discussion IA sur l’ensemble de votre Confluence. Vous pouvez facilement (ou aisément) poser des questions sur l’ensemble de votre base de connaissances, trouver les pages sources de cette information et consulter les aperçus IA pour combler les lacunes de votre base de connaissances.
Non seulement eesel AI fonctionne avec Confluence Data Center et Confluence Cloud, mais il offre un ensemble de fonctionnalités et d’intégrations beaucoup plus complet.
3. Gardez tout au premier plan avec les tableaux de bord
Les tableaux de bord de Confluence vous permettent de voir tout votre contenu important, vos mises à jour et vos tâches en un seul endroit. Que ce soit pour suivre les tâches personnelles ou les projets d’équipe, les tableaux de bord vous gardent concentré sur ce qui compte le plus.
Tableaux de bord personnels
Avec les tableaux de bord personnels, vous pouvez épingler le contenu fréquemment utilisé et suivre les tâches, afin de plonger directement dans votre travail sans perdre de temps à chercher. De plus, vous pouvez configurer des notifications personnalisées pour rester informé sur les projets et les tâches qui comptent le plus pour vous.
Tout est question de garder vos tâches à faire et vos échéances au premier plan, avec un accès rapide au contenu essentiel en un clic de bouton. Tout ce dont vous avez besoin est là, vous aidant à rester au top de votre travail.
Tableaux de bord d’équipe
Les tableaux de bord d’équipe aident à garder tout le monde aligné en montrant les mises à jour récentes, les projets clés et les annonces importantes en un seul endroit. Plus besoin de réunions constantes !
Les tableaux de bord vous permettent de prioriser les projets critiques, informant tout le monde de ce qui est le plus important. Ils facilitent également la diffusion des mises à jour et des annonces, réduisant les emails aller-retour et gardant la communication claire et simple. Cela garde tout le monde concentré et informé sans vérifications interminables.
4. Collaborez facilement avec l’édition en temps réel
Oubliez d’attendre des retours ou de gérer le contrôle de version. L’édition en temps réel de Confluence permet aux équipes de collaborer sur le même document en même temps. Les modifications se font en direct, de sorte que tout le monde a toujours la dernière version.
Quand tout le monde travaille sur la même page en même temps, vous évitez les retards et les malentendus. C’est parfait pour les réunions, les sessions de brainstorming ou tout projet nécessitant des décisions rapides.
Les modifications se font instantanément, donc la version la plus à jour est toujours là pour tout le monde. Ce type de collaboration en temps réel élimine les goulots d’étranglement et assure un déroulement fluide, garantissant que les équipes peuvent travailler ensemble sans confusion ni attente de mises à jour.
Si quelque chose tourne mal ou si vous devez annuler des modifications, l’historique des versions de Confluence garde une trace de toutes les modifications, facilitant la restauration des versions antérieures.
5. Gagnez du temps en automatisant les tâches avec les macros
Pourquoi perdre du temps à faire des mises à jour manuelles quand vous pouvez les automatiser ? Les macros dans Confluence vous aident à éviter les tâches répétitives. Cela rend non seulement vos pages plus interactives, mais réduit également la quantité de travail manuel que vous devez faire.
Par exemple, vous pouvez intégrer des mises à jour Jira en direct directement dans les pages Confluence, vous assurant que tout reste à jour sans avoir à les mettre à jour vous-même. Avec le Macro des problèmes Jira, les données de projet en temps réel sont intégrées. Pendant ce temps, le Macro de rapport sur les propriétés de la page vous permet de créer des résumés ou des rapports à partir de plusieurs pages avec peu d’effort.
Tout est question de rendre votre flux de travail plus fluide et de vous donner amplement de temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes et plus urgentes.
6. Standardisez et accélérez la documentation avec des modèles
Les modèles facilitent la création de documents rapidement et de manière cohérente. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, vous pouvez utiliser un format qui garantit que tous les détails importants sont déjà en place.
Qu’il s’agisse de notes de réunion, de plans de projet ou d’exigences de produit, Confluence propose des modèles prêts à l’emploi pour vous aider à démarrer rapidement. Si votre équipe a des besoins spécifiques, vous pouvez également créer des modèles personnalisés.
En plus de vous faire gagner beaucoup de temps, les modèles maintiennent les choses cohérentes. Avec des modèles standard, chaque document suit le même format. Plus besoin de deviner ce qui va où.
7. Gardez votre contenu sécurisé avec les paramètres d’autorisation
Les paramètres d’autorisation de Confluence vous permettent de contrôler qui peut accéder, voir ou modifier le contenu, garantissant que les informations sensibles restent sécurisées tout en laissant les équipes collaborer sans problème. Vous pouvez gérer l’accès à différents niveaux, que ce soit pour l’ensemble de l’instance, un espace spécifique ou même juste une page.
Par exemple, le marketing pourrait avoir un espace ouvert où tout le monde peut éditer, tandis que la finance garde ses informations budgétaires sensibles restreintes à quelques personnes clés.
Cette configuration aide à prévenir les modifications accidentelles en assignant des rôles spécifiques, comme visionneur ou éditeur, afin que seules les bonnes personnes puissent faire des changements. Elle équilibre également la transparence et le contrôle – les membres de l’équipe peuvent rester informés, mais seuls ceux avec les bonnes permissions peuvent faire des mises à jour.
De plus, Confluence offre des journaux d’audit qui suivent qui a accédé ou modifié le contenu, fournissant un historique clair essentiel pour la conformité et la responsabilité.
8. Rationalisez la gestion de projet avec l’intégration Jira
Confluence et Jira sont un duo parfait. En intégrant la documentation de Confluence avec le suivi de projet de Jira, les équipes peuvent gérer tout, de la planification à l’exécution, en un seul endroit.
Vous pouvez utiliser Confluence pour établir des plans de projet et stocker des documents importants, puis lier ces plans directement aux problèmes Jira pour l’exécution. Le Macro des problèmes Jira vous permet d’intégrer des mises à jour Jira en direct directement dans vos pages Confluence, de sorte que tout reste connecté et à jour.
Avec cette configuration, vous pouvez automatiquement intégrer des données de tâches Jira pour des mises à jour de projet en temps réel, vous assurant que tout le monde est au courant de l’état du projet. Lier votre documentation de projet avec des tâches actionnables facilite le suivi des progrès et garde tout organisé, pour que rien ne passe à travers les mailles du filet.
En bonus, eesel AI fonctionne également avec Jira Service Management pour que vous puissiez garder vos applications intégrées.
9. Collaborez de manière créative avec des tableaux blancs et des outils visuels
Parfois, les mots ne suffisent pas pour faire passer vos idées. Les tableaux blancs et outils visuels de Confluence donnent aux équipes un espace pour brainstormer, esquisser des plans et cartographier des flux de travail. Ces outils sont idéaux pour des sessions de brainstorming ou lorsque vous planifiez des projets complexes qui nécessitent plus que du texte.
Les tableaux blancs sont des espaces de travail flexibles et libres qui vous aident à penser de manière créative et à structurer vos idées au fur et à mesure qu’elles évoluent. De plus, ils permettent à plusieurs membres de l’équipe d’intervenir et de contribuer en temps réel, rendant les sessions beaucoup plus dynamiques.
Une fois le brainstorming terminé, vous pouvez facilement transformer ces idées en actions en convertissant les notes de tableau blanc en tâches ou en les liant directement à des problèmes Jira, passant sans heurts de la planification à l’exécution.
10. Connectez votre Confluence avec d’autres plateformes
Confluence est excellent en tant que produit autonome mais encore mieux lorsque vous pouvez le connecter à d’autres plateformes utilisées par votre organisation. Quel est l’intérêt de garder votre documentation et votre collaboration en un seul endroit si vous ne pouvez pas l’utiliser pour votre service d’assistance ou votre chat d’équipe ?
Avec eesel AI, vous pouvez brancher votre documentation et vos pages Confluence dans n’importe quelle destination. Donnez à vos employés un hub pour poser n’importe quelle question et obtenir n’importe quelle réponse à l’intérieur de Slack ou Teams. Ou ajoutez vos informations Confluence à votre Intercom pour que votre personnel de support puisse rapidement utiliser l’IA pour rédiger des réponses aux requêtes des clients, ou laissez l’IA répondre automatiquement aux tickets répétitifs en utilisant vos informations Confluence.
La manière plus intelligente de collaborer et de croître
Atlassian Confluence Data Center est un outil puissant qui aide les équipes à rester productives, organisées et prêtes à croître. Avec des fonctionnalités comme la collaboration en temps réel, l’automatisation, les outils de planification visuelle et une sécurité renforcée, il a tout ce dont votre équipe a besoin pour travailler plus efficacement.
Alors que Confluence vous aide à organiser et à gérer votre espace de travail, eesel va encore plus loin. Alimenté par ChatGPT, c’est un assistant IA qui peut rapidement répondre à toute question en utilisant les informations de votre wiki Confluence, économisant ainsi du temps et des efforts à votre équipe.
De plus, eesel peut connecter votre Confluence avec d’autres plateformes utilisées par votre entreprise. Slack, Teams, services d’assistance ou votre site web – ajoutez un bot eesel AI pour accéder à votre Confluence et répondre aux questions là où vous en avez besoin.
Avec eesel, vous passerez moins de temps sur les travaux de routine et plus de temps sur ce qui compte vraiment. Inscrivez-vous pour un essai gratuit aujourd’hui et voyez la différence !
