現在のツールでは成長するビジネスに対応できないと感じていますか？正直に言うと、すべてのコンテンツを管理し、チーム全体を情報共有し、すべてを安全に保つことは、ビジネスが成長するにつれて難しくなります。それは本当に頭痛の種です。eesel AIとConfluence Data Centerのようなツールを組み合わせることで、すべてのコンテンツを一か所にまとめつつ、AIの力を使ってどこからでもアクセスできます。
Atlassian Confluence Data Center は、チームがより良く協力し、情報を整理し、ビジネスの拡大に伴ってシームレスにスケールするのを助けるために設計されています。
おそらく、Confluenceを最大限に活用したいと考えているでしょう。このガイドのヒントを使えば、Confluenceを最適化するだけでなく、AIが知識を引き出すための完璧なワークスペースにすることができます。混乱を捨てて、もっと多くのことを成し遂げる準備はできましたか？さあ、始めましょう！
1. Confluence スペースで作業スペースを整理する
Confluence Data Centerは、スペースを使用してチームが組織化された状態を保つのに役立ちます。プロジェクト、部門、またはトピックのための専用ハブです。異なるプラットフォームでドキュメントを探す代わりに、すべてが一箇所にきちんと集中されています。
スペースを、関連するすべてのコンテンツ（プロジェクトノート、タイムライン、ファイル）が一緒に保存されているスマートフォルダのように考えてください。すべてがアクセスしやすくなることで、生活が楽になります。
スペースはチームを整理し、気を散らすことなく必要なものを見つけることができるようにします。たとえば、マーケティングはキャンペーン計画専用のスペースを持ち、HRはオンボーディング資料専用のセクションを持っています。
このセットアップは物事を整理し、時間を節約し、全員が目の前のタスクに集中するのを助けます。各チームは、自分たちの作業方法に合わせてスペースをカスタマイズし、すべてを構造化し、アクセスしやすく保つことができます。
スペースを整理することは、AIが情報を迅速にクロールして、チームが必要なものをすぐに手に入れることを保証することも意味します。
2. AIで必要なものをすぐに見つける
Atlassianは、Confluenceを含むAtlassian製品から必要な情報を迅速に見つけるためのAIソリューションであるAtlassian IntelligenceとRovoを作成しました。彼らのAI検索機能と要約は、プラットフォームに良い追加機能です。
残念ながら、AtlassianはConfluence Data Center用のAIアドオンを購入することを許可していません。つまり、多くのConfluenceユーザーが彼らのAIにアクセスできません。
心配しないでください！eesel AIを使用すれば、Confluence全体でAIチャットを行うことができます。知識ベース全体について簡単に（またはeesel-yに）質問したり、その情報のソースページを見つけたり、知識ベースのギャップに関するAIの洞察を確認したりできます。
eesel AIはConfluence Data CenterとConfluence Cloudの両方で動作するだけでなく、はるかに包括的な機能と統合を提供します。
3. ダッシュボードで全てを前面に保つ
Confluenceのダッシュボードは、すべての重要なコンテンツ、更新情報、タスクを一か所で確認できます。個人のTo-Doリストやチームプロジェクトの追跡に関わらず、ダッシュボードは最も重要なことに集中させてくれます。
個人用ダッシュボード
個人用ダッシュボードを使用すると、頻繁に使用するコンテンツをピン留めし、タスクを追跡できるため、時間を無駄にせずにすぐに作業に取り掛かることができます。また、カスタム通知を設定して、最も重要なプロジェクトやタスクの更新情報を受け取ることができます。
To-Doリストや締め切りを常に目の前に置き、ボタン一つで必要なコンテンツにすぐアクセスできるようにすることが重要です。必要なものはすべてそこにあり、作業を効率的に進める手助けをしてくれます。
チーム用ダッシュボード
チーム用ダッシュボードは、最近の更新情報、主要プロジェクト、重要なお知らせを一か所で表示することで、全員の足並みを揃えるのに役立ちます。もう頻繁な会議は不要です！
ダッシュボードは、重要なプロジェクトを優先順位付けし、何が最も重要かを全員に知らせることができます。また、更新情報やお知らせを簡単に発信できるため、メールのやり取りを減らし、コミュニケーションを明確かつ簡潔に保つことができます。これにより、無限の確認作業なしに全員が集中し、情報を得ることができます。
4. リアルタイム編集で簡単にコラボレーション
フィードバックを待ったり、バージョン管理に悩んだりするのはもうやめましょう。Confluenceのリアルタイム編集により、チームは同じドキュメントを同時に共同編集できます。編集はライブで行われるため、常に最新のバージョンを持つことができます。
全員が同じページで同時に作業していると、遅延や誤解を避けることができます。会議、ブレインストーミングセッション、または迅速な決定が必要なプロジェクトに最適です。
編集は瞬時に行われるため、最新のバージョンが常にそこにあり、誰でもアクセスできます。このようなリアルタイムのコラボレーションは、ボトルネックを排除し、物事をスムーズに進め、チームが混乱や更新を待つことなく協力できるようにします。
何か問題が発生したり、変更を元に戻す必要がある場合、Confluenceのバージョン履歴はすべての編集を追跡し、以前のバージョンを簡単に復元できます。
5. マクロを使用してタスクを自動化し、時間を節約
手動で更新作業をするのは時間の無駄です。自動化できるのに、なぜ手間をかけるのでしょうか？Confluenceのマクロを使えば、繰り返しの作業をスキップできます。これにより、ページがよりインタラクティブになるだけでなく、手動作業の量も減らすことができます。
例えば、Jiraの最新情報をConfluenceページに直接埋め込むことができ、自分で更新する必要がなく、常に最新の状態を保つことができます。 Jira Issues Macroを使用すると、リアルタイムのプロジェクトデータが取り込まれます。一方、Page Properties Report Macroを使えば、ほとんど手間をかけずに複数のページから要約やレポートを作成できます。
これは、ワークフローをスムーズにし、より大きく重要なタスクに集中するための時間を十分に確保することに関するものです。
6. テンプレートで文書化を標準化し、スピードアップ
テンプレートを使用すると、ドキュメントを迅速かつ一貫して作成することが容易になります。毎回ゼロから始めるのではなく、重要な詳細がすでに整っているフォーマットを使用できます。
会議のメモ、プロジェクト計画、製品要件のいずれであっても、Confluenceは既製のテンプレートを提供しており、迅速に始めることができます。チームに特定のニーズがある場合は、カスタムテンプレートを作成することも可能です。
時間を大幅に節約できるだけでなく、テンプレートは一貫性を保ちます。標準テンプレートを使用すると、すべてのドキュメントが同じフォーマットに従います。どこに何を置くかを推測する必要はありません。
7. 許可設定でコンテンツを安全に保つ
Confluenceの権限設定により、誰がコンテンツにアクセス、閲覧、または編集できるかを制御し、機密情報を安全に保ちながら、チームがスムーズにコラボレーションできるようにします。インスタンス全体、特定のスペース、または単一のページに対して、異なるレベルでアクセスを管理できます。
例えば、マーケティングは誰でも編集できるオープンスペースを持っているかもしれませんが、財務は機密の予算情報を限られた数人のキーパーソンに制限しています。
この設定により、特定の役割（閲覧者や編集者など）を割り当てることで、誤った編集を防ぐことができます。そのため、適切な人だけが変更を加えることができます。また、透明性と制御のバランスを取ることができ、チームメンバーは情報を得ることができる一方で、適切な権限を持つ人だけが更新を行うことができます。
さらに、Confluenceは、コンテンツにアクセスしたり編集したりした人を追跡する監査ログを提供し、コンプライアンスと説明責任に不可欠な明確な履歴を提供します。
8. Jira統合でプロジェクト管理を効率化
ConfluenceとJiraは完璧な組み合わせです。ConfluenceのドキュメントとJiraのプロジェクト追跡を統合することで、チームは計画から実行までをすべて一箇所で管理できます。
Confluenceを使用してプロジェクト計画を立て、重要なドキュメントを保存し、それらの計画をJiraの課題に直接リンクして実行することができます。 Jira Issues Macroを使用すると、ConfluenceページにライブのJira更新を埋め込むことができるので、すべてが接続され、最新の状態に保たれます。
このセットアップにより、Jiraのタスクデータを自動的に取り込んでリアルタイムのプロジェクト更新を行うことができ、プロジェクトの状況について全員が最新情報を把握できます。プロジェクトのドキュメントを実行可能なタスクとリンクすることで、進捗を追跡し、すべてを整理しておくことが簡単になり、何も見落とすことがありません。
さらに、eesel AIはJira Service Managementとも連携しているため、アプリを統合したままにしておくことができます。
9. ホワイトボードとビジュアルツールで創造的にコラボレーション
時には言葉だけではアイデアを伝えるのに十分ではありません。 Confluenceのホワイトボードとビジュアルツールは、チームがブレインストーミングを行い、計画をスケッチし、ワークフローをマッピングするためのスペースを提供します。これらのツールは、ブレインストーミングセッションや、テキストだけでは不十分な複雑なプロジェクトを計画する際に理想的です。
ホワイトボードは、柔軟で自由な形式のワークスペースで、創造的に考え、アイデアを進化させながら構造化するのに役立ちます。さらに、複数のチームメンバーがリアルタイムで参加して貢献できるため、セッションがよりダイナミックになります。
ブレインストーミングが完了したら、ホワイトボードのメモをタスクに変換したり、Jiraの課題に直接リンクしたりすることで、計画から実行へとスムーズに移行できます。
10. Confluenceを他のプラットフォームと接続する
Confluenceは単体でも素晴らしい製品ですが、組織が使用している他のプラットフォームと接続できるとさらに優れたものになります。ドキュメントとコラボレーションを一箇所にまとめておく意味が、ヘルプデスクやチームチャットで活用できないのであれば何でしょうか？
eesel AIを使用すると、Confluenceのドキュメントやページを任意の目的地に接続できます。SlackやTeams内で質問をしたり、回答を得たりするためのハブを従業員に提供します。また、Confluenceの情報をIntercomや他のヘルプデスクに追加して、サポートスタッフがAIを使用して顧客の問い合わせに迅速に返信を作成したり、AIがConfluenceの情報を使用して繰り返しのチケットに自動的に回答したりできるようにします。
よりスマートなコラボレーションと成長の方法
Atlassian Confluence Data Centerは、チームが生産性を維持し、組織化され、成長の準備が整うための強力なツールです。リアルタイムのコラボレーション、自動化、ビジュアルプランニングツール、強力なセキュリティなどの機能を備えており、チームがより効率的に作業するために必要なすべてを提供します。
Confluenceがワークスペースを整理し管理するのを助ける一方で、eeselはさらにそれを進化させます。ChatGPTによって強化されたAIアシスタントで、Confluenceウィキの情報を使用してどんな質問にも迅速に答えることができ、チームの時間と労力を節約します。
さらに、eeselは会社が使用する他のプラットフォームとConfluenceを接続できます。Slack、Teams、ヘルプデスク、またはウェブサイトにeesel AIボットを追加して、必要な場所でConfluenceにアクセスし、質問に答えることができます。
eeselを使用すると、雑務に費やす時間を減らし、本当に重要なことにもっと時間を費やすことができます。無料トライアルにサインアップして違いを体験してください！
