Sentindo que suas ferramentas atuais não conseguem lidar com o crescimento do seu negócio? Vamos encarar a realidade – gerenciar todo esse conteúdo, manter toda a equipe informada e garantir que tudo permaneça seguro se torna mais difícil à medida que seu negócio cresce. Pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Com a combinação de uma ferramenta como o eesel AI e o Confluence Data Center, você pode manter todo o seu conteúdo em um só lugar, mas acessá-lo com o poder da IA de qualquer lugar.
Atlassian Confluence Data Center foi projetado para ajudar as equipes a trabalharem melhor juntas, organizar informações e escalar de forma contínua à medida que seu negócio se expande.
É provável que você esteja buscando tirar o máximo proveito do seu Confluence. Com as dicas deste guia, não só poderemos otimizar seu Confluence, mas torná-lo o espaço de trabalho perfeito para sua IA extrair seu conhecimento. Pronto para abandonar o caos e fazer mais? Vamos lá!
1. Organize espaços de trabalho com espaços do Confluence
O Confluence Data Center ajuda as equipes a se manterem organizadas com espaços – hubs dedicados para projetos, departamentos ou tópicos. Em vez de procurar documentos em diferentes plataformas, tudo está centralizado de forma organizada em um só lugar.
Pense nos espaços como pastas inteligentes onde todo o conteúdo relacionado – notas de projeto, cronogramas, arquivos – é armazenado junto. Isso facilita a vida, mantendo tudo acessível.
Os espaços mantêm sua equipe organizada para que possam encontrar o que precisam sem se distrair. Por exemplo, o marketing pode ter um espaço apenas para planos de campanha, enquanto o RH tem sua própria seção para materiais de integração.
Essa configuração mantém as coisas em ordem, economiza tempo e ajuda todos a se concentrarem na tarefa em questão. Cada equipe pode personalizar seu espaço para corresponder à sua forma de trabalhar, mantendo tudo estruturado e fácil de acessar.
Organizar seus espaços também significa que a IA pode rapidamente percorrer suas informações para garantir que suas equipes obtenham o que precisam, e rapidamente.
2. Encontre rapidamente o que você precisa com IA
A Atlassian criou a Atlassian Intelligence e o Rovo, suas soluções de IA para ajudá-lo a encontrar rapidamente o que você precisa em seus produtos Atlassian, incluindo o Confluence. Os recursos de busca e resumos de IA são uma boa adição à sua plataforma.
Infelizmente, a Atlassian não permite que você compre seu complemento de IA para o Confluence Data Center. Isso significa que uma grande parte dos clientes do Confluence não pode acessar sua IA.
Não tema! Com o eesel AI, você pode ter um chat de IA sobre todo o seu Confluence. Você pode facilmente (ou eesel-mente) fazer perguntas sobre toda a sua base de conhecimento, encontrar as páginas de origem para essas informações e conferir insights de IA para lacunas em sua base de conhecimento.
O eesel AI não só funciona com o Confluence Data Center e o Confluence Cloud, mas também oferece um conjunto de recursos e integrações muito mais abrangente.
3. Mantenha tudo em destaque com painéis
Os dashboards do Confluence permitem que você veja todo o seu conteúdo importante, atualizações e tarefas em um só lugar. Seja para acompanhar tarefas pessoais ou projetos de equipe, os dashboards mantêm você focado no que mais importa.
Dashboards pessoais
Com dashboards pessoais, você pode fixar conteúdo usado com frequência e acompanhar tarefas, para que você possa mergulhar diretamente no seu trabalho sem perder tempo procurando. Além disso, você pode configurar notificações personalizadas para se manter atualizado sobre os projetos e tarefas que mais importam para você.
Tudo se resume a manter suas tarefas e prazos em destaque, com acesso rápido ao conteúdo essencial com um clique de botão. Tudo o que você precisa está bem ali, ajudando você a se manter no controle do seu trabalho.
Dashboards de equipe
Os dashboards de equipe ajudam a manter todos alinhados, mostrando atualizações recentes, projetos-chave e anúncios importantes, tudo em um só lugar. Chega de reuniões constantes!
Os dashboards permitem que você priorize projetos críticos, informando a todos o que é mais importante. Eles também facilitam a divulgação de atualizações e anúncios, reduzindo o vai-e-vem de e-mails e mantendo a comunicação clara e direta. Isso mantém todos focados e informados, sem checagens intermináveis.
4. Colabore facilmente com edição em tempo real
Esqueça esperar por feedback ou lidar com controle de versão. A edição em tempo real do Confluence permite que as equipes colaborem no mesmo documento ao mesmo tempo. As edições acontecem ao vivo, então todos sempre têm a versão mais recente.
Quando todos estão trabalhando na mesma página ao mesmo tempo, você evita atrasos e má comunicação. É perfeito para reuniões, sessões de brainstorming ou qualquer projeto onde decisões rápidas são necessárias.
As edições acontecem instantaneamente, então a versão mais atualizada está sempre ali para todos. Esse tipo de colaboração em tempo real elimina gargalos e mantém as coisas fluindo suavemente, garantindo que as equipes possam trabalhar juntas sem confusão ou esperar por atualizações.
Se algo der errado ou você precisar reverter alterações, o histórico de versões do Confluence mantém o registro de todas as edições, facilitando a restauração de versões anteriores.
5. Economize tempo automatizando tarefas com macros
Por que perder tempo fazendo atualizações manuais quando você pode automatizá-las? Macros no Confluence ajudam você a pular tarefas repetitivas. Isso não apenas torna suas páginas mais interativas, mas também reduz a quantidade de trabalho manual que você precisa fazer.
Por exemplo, você pode incorporar atualizações ao vivo do Jira diretamente nas páginas do Confluence, garantindo que tudo permaneça atualizado sem precisar fazer isso você mesmo. Com o Macro de Problemas do Jira, dados de projeto em tempo real são puxados. Enquanto isso, o Macro de Relatório de Propriedades da Página permite que você crie resumos ou relatórios de várias páginas com quase nenhum esforço.
Tudo se resume a tornar seu fluxo de trabalho mais suave e dar a você tempo suficiente para se concentrar em tarefas maiores e mais importantes.
6. Padronize e acelere a documentação com templates
Modelos facilitam a criação de documentos de forma rápida e consistente. Em vez de começar do zero toda vez, você pode usar um formato que garante que todos os detalhes importantes já estejam no lugar.
Seja para anotações de reuniões, planos de projetos ou requisitos de produtos, o Confluence oferece modelos prontos para ajudá-lo a começar rapidamente. Se sua equipe tiver necessidades específicas, você também pode criar modelos personalizados.
Além de economizar muito tempo, os modelos mantêm as coisas consistentes. Com modelos padrão, cada documento segue o mesmo formato. Chega de adivinhações sobre o que vai onde.
7. Mantenha seu conteúdo seguro com configurações de permissão
As configurações de permissão do Confluence permitem que você controle quem pode acessar, visualizar ou editar conteúdo, garantindo que informações sensíveis permaneçam seguras enquanto ainda permite que as equipes colaborem de forma suave. Você pode gerenciar o acesso em diferentes níveis, seja para toda a instância, um espaço específico ou até mesmo apenas uma única página.
Por exemplo, o marketing pode ter um espaço aberto onde todos podem editar, enquanto as finanças mantêm suas informações sensíveis de orçamento restritas a apenas algumas pessoas-chave.
Essa configuração ajuda a prevenir edições acidentais ao atribuir funções específicas, como visualizador ou editor, para que apenas as pessoas certas possam fazer alterações. Também estabelece um balanço entre transparência e controle – os membros da equipe podem se manter informados, mas apenas aqueles com as permissões corretas podem fazer atualizações.
Além disso, o Confluence oferece log de auditoria que rastreia quem acessou ou editou o conteúdo, fornecendo um histórico claro que é essencial para conformidade e responsabilidade.
8. Otimize o gerenciamento de projetos com a integração do Jira
Confluence e Jira são uma combinação perfeita. Ao integrar a documentação do Confluence com o rastreamento de projetos do Jira, as equipes podem lidar com tudo, desde o planejamento até a execução, tudo em um só lugar.
Você pode usar o Confluence para elaborar planos de projeto e armazenar documentos importantes, e então vincular esses planos diretamente a problemas do Jira para execução. O Macro de Problemas do Jira permite que você incorpore atualizações ao vivo do Jira diretamente em suas páginas do Confluence, para que tudo permaneça conectado e atualizado.
Com essa configuração, você pode puxar automaticamente os dados das tarefas do Jira para atualizações de projeto em tempo real, garantindo que todos estejam a par do status do projeto. Vincular sua documentação de projeto com tarefas acionáveis facilita o acompanhamento do progresso e mantém tudo organizado, para que nada passe despercebido.
Como um bônus adicional, o eesel AI também funciona com o Jira Service Management, para que você possa manter seus aplicativos integrados.
9. Colabore criativamente com quadros brancos e ferramentas visuais
Às vezes, as palavras simplesmente não são suficientes para transmitir suas ideias. Os quadros brancos e ferramentas visuais do Confluence oferecem às equipes um espaço para brainstorm, esboçar planos e mapear fluxos de trabalho. Essas ferramentas são ideais para ssões de brainstorming ou quando você está planejando projetos complexos que precisam de mais do que apenas texto.
Os quadros brancos são espaços de trabalho flexíveis e livres que ajudam você a pensar de forma criativa e estruturar suas ideias à medida que evoluem. Além disso, eles permitem que vários membros da equipe participem e contribuam em tempo real, tornando as sessões muito mais dinâmicas.
Uma vez que o brainstorming esteja concluído, você pode facilmente transformar essas ideias em ação convertendo notas do quadro branco em tarefas ou vinculando-as diretamente a problemas do Jira, movendo-se sem esforço do planejamento para a execução.
10. Conecte seu Confluence com outras plataformas
O Confluence é ótimo como um produto independente, mas ainda melhor quando você pode conectá-lo a outras plataformas que sua organização utiliza. Qual é o sentido de manter sua documentação e colaboração tudo em um só lugar se você não pode usá-lo para seu suporte técnico ou chat de equipe?
Com o eesel AI, você pode conectar sua documentação e páginas do Confluence a qualquer destino. Dê aos seus funcionários um hub para fazer qualquer pergunta e obter qualquer resposta dentro do Slack ou Teams. Ou adicione suas informações do Confluence ao seu Intercom ou outro helpdesk para que sua equipe de suporte possa rapidamente usar a IA para elaborar respostas a consultas de clientes, ou deixar a IA responder automaticamente a tickets repetitivos usando suas informações do Confluence.
A maneira mais inteligente de colaborar e crescer
O Atlassian Confluence Data Center é uma ferramenta poderosa que ajuda as equipes a se manterem produtivas, organizadas e prontas para crescer. Com recursos como colaboração em tempo real, automação, ferramentas de planejamento visual e forte segurança, ele tem tudo o que sua equipe precisa para trabalhar de forma mais eficiente.
Enquanto o Confluence ajuda você a organizar e gerenciar seu espaço de trabalho, eesel leva isso ainda mais longe. Alimentado pelo ChatGPT, é um assistente de IA que pode responder rapidamente a qualquer pergunta usando informações do seu wiki do Confluence, economizando tempo e esforço para sua equipe.
Além disso, o eesel pode conectar seu Confluence a outras plataformas que sua empresa utiliza. Slack, Teams, help desks ou seu site – adicione um bot de IA eesel para acessar seu Confluence e responder perguntas onde você precisar.
Com o eesel, você passará menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo no que realmente importa. Inscreva-se para um teste gratuito hoje e veja a diferença!
